Kolumne

Employee-Benefit-Pläne

Wenn der Risikoschutz zum Risiko wird

Redaktion RiskNET02.12.2015, 08:12

Tod, Unfall, Krankheit, Altersversorgung: Wenn deutsche Arbeitgeber Risiken für ihre in Deutschland tätigen Arbeitnehmer absichern wollen, scheint auf den ersten Blick alles bestens zu sein. Die Firmen haben das sichere Gefühl, den Beschäftigten etwas Gutes zu tun. In Deutschland setzt unser Sozialsystem dabei vorwiegend auf staatliche Organisation der Risiko- und Vorsorgeabsicherung. Selbst die gesetzliche Unfallversicherung ist durch die Berufsgenossenschaften hoheitlich geregelt. Die Situation der im Ausland bei Tochterunternehmen beschäftigten Mitarbeiter ist jedoch im Management der Firmenzentrale in der Regel nicht präsent. Dort zählen meist so genannte Employee-Benefit-Pläne – kurz EB-Pläne - zur staatlich geregelten oder freiwillig durch Arbeitgeber gewährten Absicherung. In der Schweiz, Frankreich oder Spanien zum Beispiel kommen die Arbeitgeber mit EB-Plänen einer gesetzlichen Pflicht nach. In anderen Ländern sind diese Leistungen aus praktischen Marktgründen geboten. So ist es beispielsweise in Großbritannien, den USA oder Norwegen schwer, Mitarbeiter zu finden und zu binden, wenn der Arbeitsvertrag keine private Krankenversicherung enthält. Wie die Praxis aber zeigt, droht aufgrund fehlender Transparenz die Risikoabsicherung bei Unternehmen mit verzweigtem Auslandsengagement selber zum Risiko zu werden. Das ist das Ergebnis einer Marktbeobachtung der Unternehmens- und Managementberatung MIBAV-Service aus Pulheim bei Köln.

Die Risiken in EB-Portfolios resultieren in erster Linie aus dem historisch gewachsenen Flickenteppich von Ländergesellschaften mit ihren jeweils vor Ort abgeschlossenen Verträgen. Das Wissen um die Details der jeweils regionalen EB-Gestaltung ist in den Firmenzentralen nur selten systematisch vorhanden. Schon für die Finanzierung dieser Pläne stehen die unterschiedlichsten Methoden zur Verfügung und reichen beispielsweise vom Voll-Versicherungsvertrag über die Eigentragung (Self-Insurance) und Fund- oder Trustlösung bis hin zu Life-Captive-Lösungen.

In dieser Gemengelage fehlt es fast immer an echter Transparenz für Anfragen zu den Themen Compliance, Controlling oder Kosten, die Unternehmen jedoch bei Verträgen zum Wohle der Mitarbeiter beantworten müssen. Gleichzeitig verstecken sich im internationalen EB-Geflecht gravierende Absicherungsrisiken.  Denn die Policen lokaler Versicherer im Ausland unterscheiden sich erheblich voneinander und sollten bei den Entscheidern in der Unternehmenszentrale bekannt sein. Die weitaus am häufigsten zu prüfenden EB-Verträge sind dabei über Versicherungsverträge finanziert, die kongruent mit der Leistungszusage sein müssen. Zu mehr als 95 Prozent werden diese mit Jahresverträgen abgeschlossen. Dementsprechend lassen sich die Konditionen sowohl von Seiten des Arbeitgebers als auch von Seiten des Versicherers jährlich neu verhandeln. Alleine dieser Anknüpfungspunkt macht schon deutlich, welche großen Einsparpotenziale ein systematisch gesteuertes EB-Management bietet. Wegen der lokalen Eigenheiten und auch rechtlichen Bestimmungen lassen sich EB-Pläne allerdings nicht einfach zentral von der Muttergesellschaft mit einem weltweit operierenden Versicherer oder Makler verhandeln und abschließen. Auch für die EB-Pläne international tätiger Firmengruppen braucht es systematische Analysearbeit für den Einzelfall, bei der alle regionalen Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Die Hoheit über die Inhalte der EB-Pläne – also die Zusicherung an den Arbeitnehmer – liegt immer bei der lokalen Personalleitung oder der lokalen Geschäftsführung.

Der Einkauf der Finanzierung und die Technik der Verwaltung dieser weltweit unterschiedlichen EB-Pläne müssen allerdings durch die Unternehmenszentrale begleitet und gesteuert werden.

Dazu ein Praxisbeispiel: Der in 18 Ländern mit 20 Tochtergesellschaften aktive Haus- und Systemtechnikhersteller Stiebel Eltron ließ sein EB-Pläne unter die Lupe nehmen. Das Unternehmen aus Holzminden beschäftigt in den ausländischen Niederlassungen rund 1.000 Mitarbeiter und hat 34 EB-Verträge zum Wohle der Mitarbeiter im Bestand. Die Spezialisten der Unternehmens- und Managementberatung MIBAV-Service trugen zunächst alle bestehenden EB-Verträge zusammen und analysierten die Details. Dazu zählte beispielsweise eine Aufstellung aller Vertragspartner in den Ländergesellschaften, der Finanzierungsmodelle und der  individuell ausgehandelten Konditionen. Innerhalb weniger Monate waren die EB-Verträge aller internationalen Unternehmensgesellschaften der Gruppe erfasst und analysiert. Nachdem die Experten des Projektteams in der Unternehmenszentrale den Status Quo präsentiert hatten, beschloss Stiebel Eltron, einen 3-Stufen-Plan zur Optimierung umzusetzen. Im ersten Schritt stimmte MIBAV-Service mit Hilfe lokaler Partner den Einkauf der bestehenden Finanzierungsverträge der Stiebel-Eltron-Gesellschaften ab und realisierte dabei günstigere Preise. Im zweiten Schritt richteten die EB-Experten einen Stiebel-Pool für transparentes Reporting ein. Darin sind die kostenintensivsten EB-Pläne erfasst. Auf dieser Grundlage werden künftig alle Compliance-Anfragen zuverlässig beantwortet. Als Konsequenz der Projektarbeit ist im dritten Schritt ein professionelles Benchmarking möglich, bei dem Stiebel Eltron in Abstimmung mit allen Landesgesellschaften die Versorgungsleistungen für die jeweiligen Mitarbeiter vergleichen und bewerten kann. So lassen sich EB-Verträge für Mitarbeiter auf das jeweils richtige Niveau bringen, welches der Stiebel-Eltron-Gruppe und den Bedingungen im lokalen Markt entspricht.

Für Stiebel Eltron entwickelte sich das EB-Projekt auch mit Blick auf die Kosteneffizienz zu einer echten Erfolgsgeschichte: Denn der Projektaufwand der MIBAV-Experten finanzierte sich durch die umgesetzten Einsparungen des inzwischen zentral geführten EB-Managements weitgehend selbst.

Die Stiebel-Eltron-Zentrale in Holzminden kann künftig jedes Jahr ein kostenloses Reporting erhalten. Weiterhin wird für jeden Pool-Vertrag beispielsweise die Schadenssituation ausgewiesen. Daraus setzt sich die jährliche Berechnung des Pooling-Ergebnisses mit möglicher Zahlung von Dividenden zusammen.  Falls die Verträge für den Versicherer "positiv gelaufen sind" – das heißt die Schäden geringer waren als kalkuliert – freut sich das Unternehmen über eine Gewinnbeteiligung. Eine solche Pooling-Dividende kann sieben bis zwölf Prozent der gepoolten Prämie betragen.

Nachfolgend sind die wesentlichen Vorteile des EB-Audits für die STIEBEL ELTRON Gruppe zusammengefasst:

  • Transparenz über alle weltweit vorliegenden EB-Pläne im Detail (in 15 der 20 untersuchten Gesellschaften gab es EB-Pläne);
  • In 13 der 15 Gesellschaften mit EB-Plänen sind diese optimierbar – die Kosten zur Finanzierung können reduziert werden;
  • Die jährlichen Gesamtkosten betragen mehr als 2.0 Millionen Euro pro Jahr;
  • Es sind 34 unterschiedliche EB-Pläne inkl. deren Verträge zur Finanzierung durch die STIEBEL Tochtergesellschaften gemeldet worden;

Die wichtigsten Verträge in der Schweiz, Frankreich und den Niederlanden konnten durch MIBAV bei dem gleichen Rückversicherer platziert werden und wurden durch das INSUROPE Netzwerk gepoolt.

Fazit: International operierende Firmen sollten sich mit einem professionellen Audit der hauseigenen  Employee-Benefit-Pläne "compliance-fest" machen. Neben der Rechtssicherheit verspricht ein zentral harmonisiertes EB-Management großes Einsparpotenzial. So macht sich der Spezialisteneinsatz  über Landesgrenzen hinweg sehr kurzfristig bezahlt.

[ Bildquelle: © diesidie - Fotolia.com ]


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